Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
(obowiązek informacyjny administratora)

Na podstawie art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: „RODO”), informujemy, że:

1.      Administratorem Państwa danych osobowych jest Volvo Insurance Services Sp. z o.o. z siedzibą w Młochowie (05-831) przy Al. Katowickiej 215, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001048309 (dalej: „Administrator”).

2.      Z Administratorem można skontaktować się:

a)     za pośrednictwem adresu email: vis.office@volvo.com

b)     poprzez formularz kontaktowy pod adresem (link do formularza),

c)      telefonicznie pod numerem tel. +48 22 202 20 38 

d)     pisemnie na wskazany wyżej adres siedziby Administratora.

3.      Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych można kierować do inspektora ochrony danych Grupy Volvo pocztą e-mail na adres gpo.office@volvo.com, pocztą tradycyjną lub telefonicznie: AB Volvo, Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ , SE-405 08 Göteborg, Sweden  +46 (0)31 66 00 00. 

4.      Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dane są przetwarzane lub zostały otrzymane przez Administratora od innej spółki z Grupy Volvo, z którą Państwo zawarli umowę dotyczącą produktów lub usług oferowanych przez tę spółkę.

5.      Przetwarzane dane należą do zwykłych danych osobowych (nie są to dane szczególnych kategorii). Administrator może przetwarzać dane osobowe w szczególności w postaci: imienia, nazwiska, numeru telefonu, stanowiska służbowego, adresu e-mail, nr NIP/PESEL, adresu do korespondencji oraz wszelkich innych danych osobowych, które są niezbędne do zaoferowania i zawarcia umowy ubezpieczenia.

6.      Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• określenia wymagań i potrzeb w zakresie ochrony ubezpieczeniowej oraz przedstawienia informacji o produkcie ubezpieczeniowym – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
•  przedstawienia ofert umów ubezpieczenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. Państwa zgody;
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie   art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionym interesem Administratora jest ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
• rozpatrywania złożonych przez Państwa reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie marketingu bezpośredniego swoich usług;
• analityki i statystyki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionym interesem Administratora jest konieczność analizy swojej działalności;
• przekazywania danych do spółek z Grupy Volvo (do której należy Administrator) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionym interesem Administratora są wewnętrzne cele administracyjne i statystyczne w ramach Grupy Volvo;
• prowadzenia analiz statystycznych oraz marketingowych w zakresie badania satysfakcji klientów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadnionym interesem Administratora jest zwiększenie jakości i efektywności świadczonych usług.
   

7.      Państwa dane osobowe mogą być udostępnione: zakładom ubezpieczeń, Komisji Nadzoru Finansowego, Rzecznikowi Finansowemu, organom administracji państwowej, innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, spółkom z Grupy Volvo, podmiotom, przy pomocy których Administrator wykonuje umowy i realizuje swoje uzasadnione interesy oraz podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora.

8.      Państwa dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, m.in. dostawcom usług IT, dostawcom usług archiwizacji dokumentacji, kancelariom prawnym, biurom rachunkowym, agencjom marketingowym, czy też osobom wykonującym czynności agencyjne obsługującym Państwa umowę ubezpieczenia, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

9.      Państwa dane mogą być przetwarzane w formie profilowania w celu przedstawienia Państwu optymalnej oferty ubezpieczenia. Profilowanie nie będzie wiązało się z podejmowaniem przez Administratora jakichkolwiek innych decyzji poza przekazaniem Państwu dopasowanej oferty ubezpieczenia.

10.    W przypadku, gdy doszło do zawarcia umowy ubezpieczenia lub objęcia ochroną ubezpieczeniową Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy ubezpieczenia lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa. W przypadku, przetwarzania danych w celu określenia Państwa wymagań i potrzeb w zakresie ochrony ubezpieczeniowej i przedstawienia propozycji umów ubezpieczenia, rozpatrywania reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, dane będą przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń. Administrator przestanie przetwarzać dane wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego, jeżeli zgłoszą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych w tych celach. W przypadku udzielenia stosownej zgody, dane osobowe będą wykorzystywane do celów określonych w tej zgodzie do momentu jej wycofania.

11.    Osobie, której dane dotyczą przysługuje:

a)     prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO);

b)     prawo do sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO);

c)      prawo do usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, gdy prawo to nie przysługuje (art. 17 RODO);

d)     prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, gdy prawo to nie przysługuje (art. 18 RODO);

e)     prawo do przenoszenia danych osobowych (art. 20 RODO);

f)      prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, w szczególności wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, z zastrzeżeniem przypadków, gdy prawo to nie przysługuje (art. 21 RODO);

g)     prawo do wycofania zgody w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (art. 7 RODO);

h)     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

12.    W celu skorzystania z praw, o których mowa w ust. 11 należy skontaktować się z Administratorem.

13.    Administrator może przekazać dane osobowe do państw trzecich, w tym państw spoza EOG, w których mają swoje siedziby podmioty z Grupy Volvo. Każde przekazanie będzie dokonywane w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia (adekwatną decyzję / standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską). W celu uzyskania szczegółowych informacji o tych zabezpieczeniach należy zwrócić się do Administratora.

14.    Podanie danych osobowych jest dobrowolne w przypadku marketingu bezpośredniego usług Administratora. Podanie danych osobowych w celu określenia wymagań i potrzeb w zakresie ochrony ubezpieczeniowej oraz przedstawienia oferty umów ubezpieczenia i rozpatrzenia złożonej reklamacji jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne w celu przygotowania odpowiedniej oferty ubezpieczenia i wykonania obowiązków nałożonych na Administratora w związku z rolą pośrednika ubezpieczeń w procesie dystrybucji ubezpieczeń.